Éves jelentés, mint a bizalomépítés egyik eszköze

2014. 03. 02., Vasárnap

Egy vállalatnak számos – a jogszabályok, vagy a hatóság által előírt – írásos kötelezettségnek kell eleget tennie. Különböző jelentések, beszámolók, bevallások – pénzügyi, környezetvédelmi, munkavédelmi, és még sorolhatnánk hányféle területen.

Ha már úgyis el kell készítenünk ezeket a beszámolókat, miért ne használnánk ki a bennük rejlő kommunikációs lehetőséget?

Mi most természetesen a környezetvédelmi kötelezettségekkel foglalkozunk, azon belül is az éves jelentés készítésével.

Azoknak a cégeknek, amelyek működéséhez egységes környezethasználati engedély szükséges (azaz EKE (IPPC) engedély alapján működnek), évente környezetvédelmi jelentést kell készíteniük és küldeniük a Felügyelőségre.

Az éves jelentés kötelező tartalmi eleme a – tárgyévre vonatkozó – működési adatokat összefoglaló részletes beszámoló. Számszerűen be kell mutatni a felhasznált energia (villamosáram, gáz), víz, nyersanyagok, valamint az előállított termékek, a keletkezett hulladékok, szennyvizek és egyéb környezeti kibocsátások mennyiségét.

Az anyag- és energiamérlegen felül ismertetni kell a vállalat tevékenységét, a működést befolyásoló változásokat, technológiai módosításokat. Be kell mutatni a tárgyévben történt környezetvédelmi méréseket (talajvízfigyelő kutak, levegőtisztaság-védelmi mérések, zajmérések, stb.) és a mérési eredmények kiértékelését.

Ha történt havária vagy vészhelyzet, be kell mutatni az okát, hogy milyen következményekkel járt, valamint a meghozott intézkedéseket és eredményeit.

(Az éves jelentés felépítését és tartalmi elemeit részletesen honlapunkon mutatjuk be.)

Környezetvédelmi jelentést, éves beszámolót természetesen nem csak jogszabályi kötelezettség miatt, hanem akár önként is kiadhatunk.

Helyes stratégia, ha a beszámolót olyan kommunikációs eszközként kezeljük, melynek segítségével számot adhatunk vállalatunk környezeti teljesítményéről az érintett hatóságon kívül ügyfeleink és dolgozóink számára is.

A jelentésben cégünk beszámol a hatóságoknak, a közvéleménynek, a fogyasztóknak arról, milyen erőfeszítéseket tesz a tevékenysége által kiváltott környezeti hatások csökkentésére és milyen eredménnyel. A környezeti jelentés közzétételével bizonyítjuk, hogy vállalatunk felelősen igyekszik ellátni társadalmi szerepét, és aktívan törekszik környezeti teljesítményének a javítására.

Lássuk, miképp lesz bizalomépítő eszköz az éves jelentés!

Hatékony kommunikáció – A bizalomépítés 1. lépcsőfoka

Építsük fel úgy éves jelentésünket, hogy abból megismerhetőek legyenek a környezetvédelmi erőfeszítéseink, s máris egy hatékony kommunikációs eszközt tartunk a kezünkben!

Mint azt már korábbi számunkban is említettük, a vevők, üzleti partnereink elismerik, pozitívan értékelik a környezetvédelmi megfelelőséget, a felelős működést! Lépjünk túl jelentésünkben a számszerű adatok tényszerű közlésén! Az adatok puszta felsorolása száraz, nehezen emészthető olvasmányt eredményez. Szólítsuk meg az olvasót! Egészítsük ki nyugodtan egy-egy rövid, érthető leírással a beszámoló egyes fejezeteit! Ezzel sokkal közvetlenebbé válik a kommunikáció, s érdekesebbé is teszi a jelentést. Az olvasmányosabb írást könnyebb feldolgozni. Fontos az is, hogy a leírások segítsenek megfelelően értelmezni a számszaki adatokat!

Tudassuk az olvasóval, hogy komoly erőfeszítéseket teszünk, hogy a lehető legnagyobb mértékben kívánjuk csökkenteni káros környezeti hatásainkat! Pozitív benyomást kelt a hatóságban és a vevőinkben egyaránt, ha a jelentés olvasása során azt tapasztalják, hogy cégünk felelősen gondolkodik, hogy évről-évre tesz környezeti teljesítményének javítása érdekében.

Tipp: Éves jelentés készítésekor fektessünk hangsúlyt a beszámoló által vizsgált időszakban elért környezetvédelmi eredményeinkre (pl. energiacsökkentő intézkedések), és önként vállalt tevékenységeinkre (CSR tevékenység, pl. faültetések, stb.) is, de ne felejtsük el megemlíteni a jövőbeni terveinket sem! Az olvasó így tudni fogja, hogy cégünk folyamatosan törekszik környezeti teljesítményének javítására. A jelentésben mindig csak valós adatokat és tényeket közöljünk!

Párbeszéd kialakulása – A bizalomépítés 2. lépcsőfoka

Az éves jelentés készítésével kialakulhat egyfajta párbeszéd a vállalat és az olvasók között.

Az éves jelentés a következő csoportokat érintheti:

környezetvédelmi hatóság (az a csoport, amely biztosan elolvassa)
dolgozók / tulajdonosok
vevők / ügyfelek / beszállítók
lakosság
önkormányzatok
bankok
fogyasztói szervezetek

A jól elkészített beszámoló révén a hatóság megismeri és elismeri a környezetvédelemért tett intézkedéseinket. Az éves környezetvédelmi ellenőrzés előtt az ellenőrzést végző kollégák általában újra átnézik a jelentést.

Tapasztalatunk szerint egy jól, gondosan elkészített jelentés sokat segít abban, hogy az ellenőrzés együttműködő hangulatban folyhasson le. Sok esetben ilyenkor az ellenőrök egy esetleges hiba esetén szívesebben segítenek, felhívják a figyelmet a hiányosságokra, elmaradásokra és lehetőséget biztosítanak a pótlásra.

Párbeszéd alakulhat ki a vállalat tevékenységében érintett csoportokkal is. A lakosság, illetve a különböző civil szervezetek pozitív véleménye, támogatása szintén kihatással lehet a vállalat működésére.

Ha hosszú távon szeretnénk jó kapcsolatot fenntartani társadalmi környezetünkkel, érdemes a jelentésen keresztül is kommunikálnunk az olvasókkal.

Tipp: Készítsük el úgy éves jelentésünket, hogy azzal a jelentést előíró hatóságon kívül a vállalat megítélésében kulcsszerepet játszó csoportokat is megcélozzuk!

Hitelesség – A bizalomépítés 3. lépcsőfoka

Beszámolónk valós adatokra, tényekre támaszkodva épüljön fel, hiszen a hitelesség mindennél fontosabb. Mindenki tisztában van azzal, hogy egy vállalat a tevékenysége során hatással van a környezetére. Nem kell elrejteni az esetleges környezetvédelmi hiányosságainkat sem. Felelős gondolkodásra utal, ha feltárjuk a hibákat és tájékoztatjuk az érintetteket, hogy már dolgozunk a lehetséges megoldásokon.

Merjük felvállalni, hogy ismerjük a tevékenységünkhöz kapcsolódó környezeti problémákat, ugyanakkor tegyük azt is egyértelművé, hogy nem hagyjuk figyelmen kívül azokat. Azzal, hogy őszintén tájékoztatjuk az érintetteket, a hitelességünket, megbízhatóságunkat erősítjük. Mutassuk be a probléma kezelésében eddig megtett lépéseinket, cégünk környezeti hatásainak javítását célzó terveinket!

Tipp: Tegyük közzé éves jelentésünket! Nem feltétlenül kell pénzt áldozni erre, hiszen feltölthetjük honlapunkra, de cégünk folyosóján, várótermében kifüggesztve is elérhetővé tehetjük az érdeklődők számára.

Mutassuk meg magunkat – A bizalomépítés 4. lépcsőfoka

Közelebb kerülhetünk az olvasóhoz, ha a jelentéshez nem csak nevet, hanem arcot, vagy arcokat is társítunk. Az éves környezetvédelmi jelentés első oldala lehet az ügyvezető által aláírt bevezető, amely erősíti a cég elkötelezettségét. Az aláírás mellé helyezzük el az ügyvezető arcképét is!

Hasonlóképpen a jelentés végén tegyük közzé a jelentés elkészítéséért, illetve a vállalat környezetvédelmi feladataiért felelős kollégák portréit.

Sokkal személyesebbé válik a jelentésünk, s egyúttal tovább növeli az olvasó bizalmát, ha arcokat is társítunk a szöveghez.

Tipp: A jelentés teljesen megfelelő, ha irodai szövegszerkesztővel szerkesztjük, majd kinyomtatjuk. Még rendezettebb és igényesebb lehet jelentésünk, ha kreatív tervező segítségével - a cég arculati elemeit felhasználva - kiadványt szerkesztünk belőle. Ezt a szükséges példányszámban digitális nyomda segítségével olcsón kinyomtathatjuk. A végeredmény pedig egy igényesen szerkesztett, áttekinthető, a cég arculatát tükröző kiadvány.

A bizalomépítésen túl más előnyei is vannak egy alapos, átgondoltan felépített éves jelentésnek.

1. Az éves jelentés bizonyos fokon a környezetközpontú irányítási rendszerek (KIR) részét is képezi. Az EMAS rendelet (5. cikkelye) például előírja az éves környezeti jelentés (környezeti nyilatkozat) készítését, de az ISO 14001-es szabványba is tökéletesen beilleszthető (külső és belső környezetvédelmi kommunikáció részeként).

2. Mivel a környezeti jelentést minden évben el kell készítenünk, rákényszerülünk, hogy folyamatosan figyelemmel kísérjük a működésünket érintő környezeti hatásokat. Így reális képet festhetünk erősségeinkről/gyengeségeinkről, időben feltárhatjuk a környezeti problémákat, megkereshetjük annak okait, lehetséges megoldásait.

Ha nemcsak a puszta adatokra szorítkozva készítjük el, hanem céltudatosan felépítve írjuk meg és használjuk is az éves jelentést, azzal nagyban hozzájárulunk vállalatunk környezetvédelmi kommunikációjához és a bizalomépítéshez.

IPPC: Az IPPC (Integrated Pollution Prevention and Control), a környezetszennyezés integrált megelőzéséről és csökkentéséről szóló 96/61/EK számú irányelv rövidítése, amely 1999. október 30-ától EU-szerte bevezetésre került.

Az Európai Unió kiemelkedő fontosságú környezetvédelmi jogszabálya, amely az ipari jellegű kibocsátásokat hivatott környezetvédelmi szempontból, integrált szemlélettel szabályozni. Fő célja egy, az egész Európát felölelő integrált szennyezés-ellenőrzési rendszer bevezetése, mely biztosítja a környezet, mint egységes egész, magas szintű védelmét.